Otis fabrique, installe, entretient et modernise des ascenseurs et des escaliers mécaniques. En Suisse, ses équipes interviennent auprès des propriétaires et gestionnaires de bâtiments pour les installations neuves et le service des équipements existants.
Réceptionniste & Assistant(e) Administrative
Am I a fit — voir ma compatibilitéRéceptionniste et assistant(e) administratif(ve), vous gérez l’accueil, les communications et le soutien administratif polyvalent du bureau. Le poste requiert la maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais, ainsi que des outils Word, Excel et Outlook.
Détails de l’offre
La description complète publiée par Otis Suisse.
Description de l’offre
Horaire: 08:00
- 12:00
- 13:00
- 17:00
Votre rôle
Véritable pilier de l’accueil et du bon fonctionnement du bureau, vous assurez une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l’ensemble de l’organisation.
Responsabilités
Accueil & communication
- Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.
- Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les bons interlocuteurs. Gestion administrative & logistique
- Réception, tri, distribution et envoi du courrier, colis, etc.
- Suivi des fournitures de bureau, des cartes de parking, etc.
- Coordination de la maintenance des locaux et des prestataires externes.
- Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements. Soutien opérationnel & événementiel
- Appui à l’équipe de direction pour la gestion de correspondances confidentielles et la coordination d’événements.
- Organisation d’activités internes (conférences, team building, etc.).
- Rédaction de comptes rendus de réunions clairs et synthétiques.
- Support RH & juridique
- Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs au siège.
- Préparation de documents administratifs et juridiques simples.
- Veille au respect des procédures internes et des normes réglementaires. Compétences clés
- Relationnelles : Sens de l’accueil, écoute active, diplomatie, discrétion.
- Organisationnelles : Rigueur, ponctualité, gestion des priorités et des imprévus.
- Linguistiques : Maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais (oral et écrit). L’italien est un atout.
- Techniques : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Indicateurs de performance
- Qualité de l’accueil : Satisfaction des visiteurs et interlocuteurs.
- Efficacité administrative : Respect des délais et fiabilité des livrables.
- Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs missions simultanément avec calme et méthode.
Prérequis
- Sens de l’accueil
- Écoute active
- Diplomatie
- Discrétion
- Rigueur
- Ponctualité
- Gestion des priorités
Lieu de travail
Adresse confirmée
L’offre publie directement cette adresse.
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